Szanowni Państwo


Od 25 maja 2018 r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane popularnie jako „RODO”), działające w identycznym zakresie we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Celem RODO jest zapewnienie jak najwyższego bezpieczeństwa przetwarzanym przez instytucje i przedsiębiorców danych osobowych ich Klientów.

Informujemy, iż administratorem Państwa danych osobowych jest Optima sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 82, e-mail: optima@optima.pl, tel. 660 123 123 (Administrator).

Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Optima sp. z o.o. jest Pan Przemysław Rogiński, z którym można się kontaktować wysyłając korespondencję w sprawach dotyczących ochrony danych na adres iod@optima.pl.

Wypełniając obowiązek informacyjny Administratora danych, przedstawiamy poniżej najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych.

Dane osobowe

to, zgodnie z RODO, wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, których przetwarzanie może odbywać się w określonym celu i wymaga określonej podstawy prawnej.

Podstawy przetwarzania

RODO przewiduje kilka rodzajów podstaw prawnych dla przetwarzania danych osobowych. Każdy proces przetwarzania danych musi opierać się na co najmniej jednej podstawie prawnej, wskazanej w RODO:

  • a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  • b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  • c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  • d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  • e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  • f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Dla przetwarzania Twoich danych osobowych, w przypadkach korzystania z naszych usług wystąpią, co do zasady trzy z wyżej wskazanych warunków:

  • 1. Przetwarzanie przekazanych nam danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną – art.6 ust.1 lit. b) RODO;
  • 2. Twoja dobrowolna zgoda marketingowa – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, przy czym udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne, i jeśli nie chcesz, nie musisz jej udzielać. Masz również możliwość ograniczenia zakresu lub zmiany zgody w dowolnym momencie.
  • 3. Przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią - w oparciu o art.6 ust. 1 f) RODO. Ta podstawa przetwarzania danych dotyczy przypadków, gdy chcemy dokonać pomiarów statystycznych, analiz i zestawień na nasze potrzeby wewnętrzne, ale również w sytuacjach związanych z ustaleniem, obroną, dochodzeniem roszczeń, przy czym zakładamy, że prawnie uzasadnione interesy muszą mieć charakter nadrzędny wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Twoje dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadku posiadania przez nas lub inny podmiot przetwarzający dane jednej z dopuszczonych przez RODO podstaw prawnych i wyłącznie w celu dostosowanym do danej podstawy, zgodnie z opisem powyżej. Twoje dane przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku udzielenia zgody do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań z Twojej strony ograniczających tę zgodę, w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu.

Twoje dane możemy przekazać

  • 1. naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby móc wykonywać nasze zobowiązania i spełniać Twoje oczekiwania wobec nas;
  • 2. podmiotom przetwarzającym w naszym imieniu Twoje dane osobowe i wspierającym nas
w wykonywaniu naszych czynności, tj. np. podmiotom obsługującym nasze systemy teleinformatyczne, wspierającym nas w obsłudze korespondencji, w procesie obsługi Klienta, świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe lub pomoc prawną, podatkową, rachunkową; prowadzącym działalność pocztową lub kurierską.
  • 3. W przypadku powierzenia Twoich danych do przetwarzania innym podmiotom, ich odbiorcy nie są uprawnieni do dowolnego korzystania z nich, a jedynie do korzystania w celach wyraźnie wskazanych przez administratora. Przekazanie danych nie zwalnia przekazującego
z odpowiedzialności za ich przetwarzanie.
  • 4, Dane mogą być też przekazywane organom publicznym, o ile upoważniają ich do tego obowiązujące przepisy i przedstawią odpowiednie żądanie, jednak nigdy w innym przypadku.
Twoje dane osobowe
możemy przechowywać

  • 1. Przez okres niezbędny do realizacji umowy, a po jej zakończeniu, w związku z obowiązkiem prawnym wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
  • 2. Przez czas dochodzenia roszczeń w związku z prowadzoną działalnością lub obrony przed roszczeniami, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
Twoje uprawnienia

Twoje uprawnienia wobec Twoich danych i ich przetwarzania:

  • 1. Jeśli udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych możesz ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  • 2. Masz prawo żądania dostępu do Twoich danych osobowych, w tym prawo do informacji o Twoich danych osobowych, ich sprostowania, jeśli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia jeśli są niekompletne;
  • 3. Prawo usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) lub ograniczenia przetwarzania;
  • 4. Możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych na potrzeby marketingowe lub przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych do celów wynikających z tzw. prawnie uzasadnionych interesów przez nas realizowanych – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
  • 5. Masz prawo do przeniesienia danych do innego administratora;
  • 6. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Swoje prawa wymienione powyżej możesz realizować w każdym czasie, występując
z odpowiednim żądaniem. Żądanie możesz przekazać nam korespondencyjnie, w formie pisemnego oświadczenia na adres siedziby spółki lub mailowo na adres
optima@optima.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem skrzynki e-mail optima@optima.pl.

Wszelka komunikacja i działania podejmowane przez nas w związku z Twoimi żądaniami, o których mowa wyżej, są wolne od opłat. Jeżeli jednak Twoje żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, art. z uwagi na ustawiczny charakter, będziemy mogli:

  • 1. pobrać rozsądną opłatę, uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji, komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo
  • 2. odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

Podanie Twoich danych oraz ich aktualizowanie jest warunkiem prawidłowego zawarcia i wykonania umowy oraz wywiązania się z zobowiązań z niej wynikających, a także np. możliwość otrzymywania ofert i informacji o produktach lub rozpatrzenia Twoich wniosków, reklamacji lub skarg.